A cosa serve l'organigramma
Nelle piccole imprese la struttura è nella testa del titolare: tutti sanno chi decide, finché l'azienda cresce, arriva un nuovo responsabile o qualcuno da fuori chiede "chi si occupa di cosa?". L'organigramma risponde su una pagina:
- chi risponde a chi: reparti, responsabili e collaboratori, senza ambiguità su chi dà le indicazioni;
- chi fa cosa per la sicurezza: le figure previste dal D.Lgs. 81/2008, con nome e cognome;
- cosa mostrare all'esterno: consulente per la sicurezza, ispettori, enti di certificazione e accreditamento, banche e bandi lo chiedono spesso;
- cosa manca: un reparto senza responsabile o un turno senza addetto al primo soccorso si vedono subito.
Accanto all'organigramma molte aziende tengono il funzionigramma, che per ogni ruolo descrive compiti e responsabilità: l'organigramma dice chi, il funzionigramma cosa.
Cosa chiede la legge
Non esiste un obbligo generale di redigere un documento chiamato "organigramma". Il Testo unico sulla sicurezza, però, chiede di mettere per iscritto proprio le informazioni che contiene:
- il documento di valutazione dei rischi deve indicare le procedure per attuare le misure e i ruoli dell'organizzazione aziendale che vi devono provvedere, affidati solo a persone con competenze e poteri adeguati, e riportare i nomi di RSPP, RLS e medico competente (art. 28, comma 2, lettere d ed e);
- il datore di lavoro e i dirigenti devono nominare il medico competente quando è prevista la sorveglianza sanitaria, designare prima gli addetti ad antincendio, evacuazione e primo soccorso e, dal 2021, individuare i preposti (art. 18, comma 1, lettere a, b e b-bis);
- chi adotta un modello di organizzazione e gestione per evitare la responsabilità dell'ente prevista dal D.Lgs. 231/2001 deve prevedere un'articolazione di funzioni con le competenze e i poteri per valutare, gestire e controllare il rischio (art. 30, commi 1 e 3).
In pratica, quindi, ogni azienda con dipendenti ha già un organigramma della sicurezza: la domanda è se è scritto, aggiornato e coerente con il documento di valutazione dei rischi. Per le strutture sanitarie, l'accreditamento regionale e le certificazioni di qualità chiedono di norma anche organigramma e funzionigramma dell'intera struttura.
Le figure dell'organigramma della sicurezza
- Datore di lavoro: il titolare o chi ha i poteri decisionali e di spesa. Non può delegare la valutazione dei rischi e la nomina dell'RSPP.
- Dirigenti: chi attua le direttive del datore di lavoro organizzando l'attività, se presenti.
- Preposti: chi sovrintende al lavoro di altri e verifica che le regole di sicurezza siano rispettate, per esempio un capo reparto o un responsabile di turno.
- RSPP ed eventuali ASPP: responsabile e addetti del servizio di prevenzione e protezione, interni o esterni; nelle piccole imprese può essere il datore di lavoro stesso, con la formazione prevista.
- Medico competente: se i rischi richiedono la sorveglianza sanitaria.
- RLS: il rappresentante dei lavoratori per la sicurezza, eletto o designato dai lavoratori, oppure quello territoriale.
- Addetti alle emergenze: antincendio ed evacuazione, primo soccorso, in numero adeguato a sedi e turni.
Ogni figura ha la sua formazione obbligatoria, con durate e aggiornamenti: li trovi nella guida sulla formazione sicurezza 2026.
Come farlo e tenerlo aggiornato
- Parti dall'elenco del personale, non da un foglio bianco: chi c'è oggi, in quale reparto, con quale mansione.
- Disegna i rapporti: il titolare in cima, i responsabili di reparto, i collaboratori di ciascuno.
- Aggiungi i ruoli della sicurezza accanto ai nomi: preposto, addetto antincendio, addetto al primo soccorso, RLS; poi RSPP e medico competente, anche se esterni.
- Controlla la coerenza con il documento di valutazione dei rischi, le lettere di nomina e gli attestati di formazione: ogni ruolo deve avere la sua carta.
- Datalo e aggiornalo a ogni ingresso, uscita o cambio di ruolo, e consegnane una copia al consulente per la sicurezza.
Nel Portale IDGS l'organigramma si costruisce dal personale già inserito: il titolare in cima, le persone divise per reparto e chi risponde a chi. Si sistema trascinando le caselle e si esporta in PDF con il logo dell'azienda; nei gruppi c'è un organigramma per ogni azienda. Attestati, nomine e visite mediche restano nel fascicolo del dipendente, con l'avviso prima delle scadenze.
Questa guida è un orientamento generale: nomine, valutazione dei rischi e modelli organizzativi vanno definiti con il consulente per la sicurezza.