Scontrini letti in automatico
Il collaboratore fotografa lo scontrino o carica un PDF: il portale legge data, importo, esercente e tipo di spesa. Lui controlla e conferma.
Modulo del Portale IDGS · attivabile anche da solo
La nota spese si compila dal telefono
Fotografi lo scontrino, il portale fa i conti. Il responsabile approva con un tocco.
In breve
La Nota spese del Portale IDGS permette ai collaboratori di registrare le spese dal telefono: lettura automatica degli scontrini, importazione dei pedaggi UnipolMove, rimborsi chilometrici, trasferte e straordinari, invio mensile al responsabile per l'approvazione, limiti di spesa e riepiloghi in PDF ed Excel. Si attiva anche senza il resto del portale.
Per chi
Per chi viaggia o anticipa spese
Commerciali, tecnici, consulenti, studi con più sedi: chiunque abbia collaboratori che anticipano spese per l'azienda.
Prima
- Fogli Excel compilati a mano
- Scontrini persi o illeggibili
- Conteggi rifatti dall'amministrazione
Con la Nota spese
- Una foto per ogni spesa, dal telefono
- Scontrini allegati e archiviati
- Totali e riepiloghi pronti
Funzioni
Come funziona
Pedaggi importati
I pedaggi si importano dal report UnipolMove: un viaggio per riga, con caselli e importo, senza ricopiarli a mano.
Chilometri, trasferte e straordinari
Rimborsi chilometrici, trasferte con rimborso forfettario e ore di straordinario nella stessa nota.
Approvazione del responsabile
A fine mese il collaboratore invia la nota al responsabile, che la approva o la respinge indicando il motivo; l'amministrazione registra il rimborso.
Limiti e avvisi
Limiti di spesa per azienda (pasti, hotel), ticket e un avviso sulle spese pagate in contanti, che dal 2025 per l'esenzione e la deducibilità devono essere tracciabili (art. 51, c. 5, TUIR).
Riepiloghi, PDF ed Excel
Riepilogo annuale per tipologia e mese; esportazione in PDF con gli scontrini allegati ed Excel per il commercialista o il consulente del lavoro.
In tre passi
Dalla foto al rimborso
Fotografa
Il collaboratore fotografa lo scontrino; il portale legge i dati e lui conferma.
Invia
A fine mese invia la nota al proprio responsabile.
Approva e rimborsa
Il responsabile approva, l'amministrazione registra il rimborso ed esporta i dati.
FAQ
Domande sulla Nota spese
Serve un'app da installare?
No. La nota spese si usa dal browser del telefono o del computer; dal telefono si può aggiungere alla schermata Home e si apre come un'app.
Il portale legge davvero gli scontrini?
Sì: dalla foto o dal PDF riconosce data, importo, esercente e tipo di spesa e propone i dati. Il collaboratore li controlla e li conferma prima dell'invio, così ogni riga resta sotto il suo controllo.
Chi approva le note spese?
Il responsabile indicato dall'azienda per ciascun collaboratore. Può approvare o respingere con un motivo; dopo l'approvazione l'amministrazione registra il rimborso.
Posso attivare solo la nota spese, senza il Portale IDGS completo?
Sì: il modulo si può attivare anche da solo. Funziona sulla stessa piattaforma del Portale IDGS e si può estendere in seguito agli altri moduli.
Quanto costa?
Le condizioni dipendono dal numero di collaboratori e dai moduli scelti: richiedi una demo e ti inviamo una proposta.
Vuoi provarla con i tuoi collaboratori?
Ti mostriamo la Nota spese in una demo e la attiviamo per la tua azienda, anche senza il resto del portale.