Area dipendenti senza password
Il dipendente entra con la sua email e un codice che riceve ogni volta. Dal telefono si aggiunge alla schermata Home come un'app.
Modulo del Portale IDGS · per aziende di ogni settore
Cedolini e documenti ai dipendenti, con la prova di consegna
Carichi un PDF, il portale lo divide e lo consegna. Ogni apertura resta registrata, e visite mediche e corsi non scadono più senza avviso.
In breve
La Gestione documentale dipendenti del Portale IDGS, adatta ad aziende di ogni settore, consegna cedolini, Certificazione Unica e comunicazioni con prova di consegna: il PDF mensile dei cedolini viene diviso in automatico, il dipendente accede con email e codice senza password, e un registro conserva caricamenti, avvisi e aperture con data, ora e IP. Tiene inoltre sotto controllo visite mediche obbligatorie (giudizio di idoneità e prossima scadenza) e formazione sulla sicurezza; per le aziende odontoiatriche e sanitarie si attivano anche i corsi specifici del settore, come ASO e radioprotezione.
Per chi
Per ogni azienda con dipendenti
Aziende di servizi, commercio, produzione, studi professionali: il modulo si adatta al tipo di azienda.
Cedolini, comunicazioni, visite mediche e formazione sulla sicurezza valgono per tutti. Se l'azienda è odontoiatrica o sanitaria si attivano in più i corsi specifici del settore, come la qualifica e l'aggiornamento degli assistenti di studio odontoiatrico (ASO) e la radioprotezione.
Prima
- Cedolini consegnati a mano o via email, senza prova di consegna
- Visite mediche e attestati dei corsi sparsi tra cartelle e cassetti
- Scadenze ricordate all'ultimo momento, o dimenticate
Con la gestione documentale
- Consegna con registro delle aperture
- Giudizi di idoneità e attestati in un unico posto
- Prossime visite e aggiornamenti con avvisi
Funzioni
Come funziona
Cedolini divisi in automatico
L'azienda o il consulente del lavoro carica il PDF unico del mese: il portale lo divide per dipendente (codice fiscale o nome). Ognuno riceve un'email e scarica il proprio cedolino.
Registro di carico e scarico
Chi ha caricato e quando, impronta del file, avvisi inviati, ogni apertura con data, ora e IP, solleciti automatici. Esportabile in Excel.
Documenti non cancellabili
I documenti non si cancellano: si annullano indicando il motivo, e il registro conserva la storia. Per chi la preferisce resta possibile la consegna a mano, registrata.
CU e comunicazioni aziendali
Anche la Certificazione Unica e le comunicazioni ai dipendenti con la stessa prova di consegna.
Visite mediche obbligatorie
Per ogni dipendente il giudizio di idoneità rilasciato dal medico competente, con eventuali limitazioni, e la data della prossima visita, con avvisi prima della scadenza. Nessun dato clinico: la cartella sanitaria resta al medico.
Formazione obbligatoria
Corsi per mansione con scadenze e avvisi: sicurezza dei lavoratori (generale e specifica), privacy, preposti, RLS, primo soccorso, antincendio. Il dipendente carica l'attestato dal telefono, l'azienda lo verifica.
Corsi per il settore sanitario
Per le aziende odontoiatriche e sanitarie si attivano anche i corsi specifici del settore, come la qualifica e l'aggiornamento ASO e la radioprotezione, con le relative mansioni (ASO, igienista, odontoiatra, addetto ai raggi X).
Ogni mese
Dal PDF unico al cedolino consegnato
Carica
L'azienda o il consulente del lavoro carica il PDF dei cedolini del mese.
Dividi e avvisa
Il portale divide il file per dipendente e invia a ciascuno un'email.
Traccia
Ogni apertura viene registrata; a chi non apre partono i solleciti.
Sei un dipendente? Accedi dall' Area dipendenti
Normativa
Riferimenti normativi
Il modulo è progettato tenendo conto delle norme vigenti sulla consegna dei documenti di lavoro, sulla sicurezza e sulla protezione dei dati.
| Ambito | Norma di riferimento | Come aiuta il modulo |
|---|---|---|
| Consegna del prospetto paga | Legge 5 gennaio 1953, n. 4 (artt. 1 e 3). Il Ministero del Lavoro ha chiarito che la consegna può avvenire anche tramite un'area riservata con accesso personale, purché il lavoratore possa scaricare e stampare il cedolino. | Area dipendenti con accesso personale, download e stampa del PDF, registro delle aperture e solleciti |
| Visite mediche (sorveglianza sanitaria) | D.Lgs. 81/2008: art. 41 (visite preventive e periodiche, queste ultime di norma una volta l'anno salvo diversa periodicità stabilita dal medico competente), art. 18, c. 1, lett. g (obbligo di inviare i lavoratori alla visita entro le scadenze), art. 25 (cartella sanitaria custodita dal medico competente). | Scadenzario delle visite con avvisi; conservazione del solo giudizio di idoneità e delle eventuali limitazioni |
| Formazione sulla sicurezza | D.Lgs. 81/2008, artt. 36 e 37; Accordo Stato-Regioni n. 59/CSR del 17 aprile 2025, in vigore dal 24 maggio 2025. | Corsi per mansione con data di conseguimento, scadenza dell'aggiornamento e attestato |
| Assistente di studio odontoiatrico (solo aziende odontoiatriche) | DPCM 9 febbraio 2018 e DPCM 9 marzo 2022: qualifica o esenzione e aggiornamento annuale di almeno 10 ore. | Situazione di qualifica e ore di aggiornamento per ogni ASO, stampabile in PDF |
| Radioprotezione (solo aziende sanitarie) | D.Lgs. 101/2020, protezione dalle radiazioni ionizzanti. | Attestati della formazione in radioprotezione con relative scadenze |
| Protezione dei dati | Regolamento (UE) 2016/679 (GDPR), artt. 5, 9, 28 e 32; indicazioni del Garante privacy: il datore di lavoro tratta il giudizio di idoneità, non le diagnosi. | Accessi personali, permessi per ruolo, registro delle attività, minimizzazione dei dati sanitari, accordo di nomina a responsabile del trattamento |
Riferimenti aggiornati a ottobre 2026. Il modulo è uno strumento di supporto: la responsabilità degli adempimenti resta del datore di lavoro, che si avvale del medico competente, del consulente del lavoro e del responsabile della sicurezza.
FAQ
Domande sulla gestione documentale
Come accedono i dipendenti?
Da un indirizzo dedicato, l'Area dipendenti: inseriscono la propria email e ricevono un codice di accesso ogni volta, senza password da ricordare. Dal telefono l'area si aggiunge alla schermata Home e si apre come un'app.
Consegnare il cedolino online è regolare?
Sì: la legge 4/1953 chiede di consegnare il prospetto paga e il Ministero del Lavoro ha chiarito che si può fare anche tramite un'area riservata con accesso personale, a condizione che il lavoratore possa scaricarlo e stamparlo. Il portale registra inoltre ogni apertura e sollecita chi non ha ancora scaricato il documento. Per chi lo preferisce resta possibile la consegna a mano, registrata.
Come si sa se il dipendente ha ricevuto il cedolino?
Il portale tiene un registro di carico e scarico: chi ha caricato il documento e quando, l'impronta del file, gli avvisi inviati e ogni apertura con data, ora e indirizzo IP. A chi non apre il documento partono solleciti automatici. Il registro si esporta in Excel.
Come gestisce le visite mediche?
Per ogni dipendente si registrano la data dell'ultima visita, il giudizio di idoneità rilasciato dal medico competente con eventuali limitazioni e la data della prossima visita; prima della scadenza partono gli avvisi. Le visite periodiche sono di norma annuali, salvo diversa periodicità stabilita dal medico competente (art. 41 D.Lgs. 81/2008), e il datore di lavoro deve inviare i lavoratori alla visita entro le scadenze (art. 18).
Il portale conserva dati sanitari dei dipendenti?
No: conserva solo il documento con il giudizio di idoneità e le eventuali limitazioni, cioè ciò che il datore di lavoro deve conoscere. Diagnosi ed esami restano nella cartella sanitaria custodita dal medico competente (art. 25 D.Lgs. 81/2008), come indicato anche dal Garante privacy.
Quali corsi di formazione gestisce?
Per tutte le aziende la formazione sulla sicurezza per mansione, generale e specifica (Accordo Stato-Regioni n. 59/CSR del 17 aprile 2025), privacy, preposti, RLS, primo soccorso e antincendio. Per le aziende odontoiatriche e sanitarie si attivano anche i corsi specifici: qualifica ASO o esenzione e aggiornamento annuale di almeno 10 ore (DPCM 9 febbraio 2018 e DPCM 9 marzo 2022), radioprotezione (D.Lgs. 101/2020). La situazione si stampa in PDF per i controlli.
Chi è responsabile dei dati dei dipendenti?
Il titolare dei dati dei dipendenti resta l'azienda cliente. Il fornitore del servizio tratta i dati per suo conto come responsabile del trattamento, secondo l'accordo previsto dall'art. 28 del GDPR, incluso nel contratto.
Posso attivare solo questo modulo?
Sì: la gestione documentale si attiva anche senza il Portale IDGS completo. Per le condizioni richiedi una demo.
Basta cedolini consegnati senza traccia.
Ti mostriamo la gestione documentale in una demo e la attiviamo per la tua azienda, anche insieme al tuo consulente del lavoro.