Cosa contiene il fascicolo
- Assunzione: contratto o lettera di assunzione, comunicazione obbligatoria (UNILAV), informativa sulle condizioni di lavoro prevista dal D.Lgs. 152/1997 con la prova della consegna.
- Documenti personali: documento d'identità e codice fiscale, permesso di soggiorno per i lavoratori stranieri, titoli di studio e abilitazioni richiesti dalla mansione.
- Amministrazione del personale: buste paga, Certificazione Unica, variazioni contrattuali, ferie e permessi, eventuali provvedimenti disciplinari.
- Sicurezza: attestati di formazione, consegna dei dispositivi di protezione individuale, giudizi di idoneità del medico competente.
- Privacy: informativa sul trattamento dei dati del dipendente, autorizzazioni e nomine interne.
- Cessazione: dimissioni o lettera di licenziamento, comunicazione di cessazione, consegna della copia della cartella sanitaria.
La tabella dei tempi di conservazione
| Documento | Per quanto | Riferimento |
|---|---|---|
| Libro Unico del Lavoro | 5 anni dall'ultima registrazione | art. 39 D.L. 112/2008 e D.M. 9/7/2008 |
| Buste paga | almeno 5 anni (copia del LUL); prassi 10 anni | art. 39, c. 5 D.L. 112/2008; art. 2220 c.c. |
| Scritture contabili e documenti fiscali | 10 anni dall'ultima registrazione | art. 2220 c.c. |
| Contratto, lettera di assunzione, informativa sulle condizioni di lavoro | nessun termine fissato: prassi almeno 5 anni dalla cessazione, meglio 10 | art. 1, c. 8 D.Lgs. 152/1997 (prova della consegna) |
| Attestati di formazione sulla sicurezza | per tutta la durata del rapporto e oltre, come prova; il fascicolo del corso 10 anni presso il soggetto formatore | art. 37 D.Lgs. 81/2008; Accordo Stato-Regioni 17/4/2025 |
| Cartella sanitaria e di rischio | almeno 10 anni presso il datore, dopo la consegna del medico competente | art. 25 D.Lgs. 81/2008 |
| Giudizio di idoneità | con il fascicolo, per tutta la durata del rapporto e oltre | art. 41 D.Lgs. 81/2008 |
| Esposizione ad agenti cancerogeni o mutageni | il datore fino alla fine del rapporto; poi l'INAIL fino a 40 anni dalla fine dell'esposizione | art. 243 D.Lgs. 81/2008 |
| Consegna dei dispositivi di protezione | nessun termine fissato: prassi 10 anni | artt. 77-78 D.Lgs. 81/2008 |
| Copia del permesso di soggiorno | nessun obbligo di copia: prassi per la durata del rapporto e la prescrizione | art. 22 D.Lgs. 286/1998 |
Perché "5 anni dalla cessazione": i crediti retributivi si prescrivono in 5 anni (art. 2948 c.c.) e, nei rapporti a tempo indeterminato, la prescrizione decorre dalla fine del rapporto (Cassazione, sentenza n. 26246 del 6 settembre 2022). Finché un ex dipendente può fare causa, conviene poter dimostrare cosa è stato pagato e consegnato.
Sicurezza e sorveglianza sanitaria
La cartella sanitaria e di rischio contiene dati sanitari: durante l'incarico la custodisce il medico competente, sotto segreto professionale, nel luogo concordato con il datore di lavoro. Il datore riceve il giudizio di idoneità alla mansione (art. 41 del D.Lgs. 81/2008), che va conservato nel fascicolo insieme alla data della prossima visita. Al termine dell'incarico del medico, la cartella passa al datore, che la conserva per almeno 10 anni con accesso limitato (art. 25).
Gli attestati di formazione provano l'adempimento dell'art. 37 del D.Lgs. 81/2008: con il nuovo Accordo Stato-Regioni del 2025 conviene tenere sotto controllo anche le scadenze degli aggiornamenti (vedi la news sulla formazione).
Privacy: chi può vedere cosa
- Limitazione della conservazione: il GDPR non fissa durate, ma chiede di conservare i dati solo per il tempo necessario (art. 5, par. 1, lett. e). Serve una tabella dei tempi, come quella sopra, e una procedura di scarto.
- Accessi limitati: dati sanitari, disciplinari ed economici vanno visti solo da chi ne ha bisogno per il proprio ruolo.
- Niente dati non necessari: il Garante ha escluso, ad esempio, l'uso di dati biometrici per rilevare le presenze in assenza di una base di legge.
- Riferimento: le Linee guida del Garante per il trattamento dei dati dei lavoratori privati (deliberazione n. 53 del 23 novembre 2006).
Il fascicolo digitale
Tenere il fascicolo in digitale semplifica ricerche, scadenze e accessi, a patto di farlo bene: documenti in formati non modificabili, accessi profilati, copie di sicurezza e, per i documenti con obbligo di conservazione, conservazione a norma secondo il Codice dell'amministrazione digitale (D.Lgs. 82/2005) e le Linee guida AgID.
È quello che fa la gestione documentale dei dipendenti del Portale IDGS: un fascicolo per ogni lavoratore, con contratti, attestati, visite mediche e data della prossima visita, avvisi sulle scadenze e accessi riservati.