Perché contano più del fatturato
Il fatturato dice quanto è entrato, non come. Uno studio può crescere aggiungendo ore di apertura e personale, e vedere i margini scendere; un altro può fatturare uguale con meno ore, perché le usa meglio. Il tempo di poltrona è la vera capacità produttiva dello studio: un'ora non venduta oggi non si recupera domani, mentre i suoi costi (personale, affitto, attrezzature) restano.
Come si calcolano
| Indicatore | Cosa misura | Come si calcola |
|---|---|---|
| Ore di poltrona disponibili | Il tempo che lo studio può vendere | Ore di apertura di ogni poltrona con un operatore presente, tolte ferie, chiusure e manutenzioni |
| Saturazione prenotata | Quanto è piena l'agenda sulla carta | Ore prenotate ÷ ore di poltrona disponibili × 100 |
| Saturazione effettiva | Quanto è piena davvero | Ore effettivamente lavorate (tolti mancati e buchi non recuperati) ÷ ore disponibili × 100 |
| Produzione per ora di poltrona | Quanto rende un'ora di poltrona aperta | Produzione del periodo ÷ ore di poltrona disponibili |
| Produzione per ora di operatore | Quanto rende un'ora di ogni medico o igienista | Produzione attribuita all'operatore ÷ sue ore cliniche |
| Costo di un'ora di poltrona | Quanto costa tenere aperta la poltrona, anche vuota | Costi fissi del periodo ÷ ore di poltrona disponibili |
Due accortezze fanno la differenza. Le ore disponibili sono quelle di poltrona con un operatore, non le ore di apertura dello studio: tre poltrone aperte otto ore con due soli medici non sono ventiquattro ore vendibili. E la saturazione va calcolata anche in versione effettiva: un'agenda piena al 90% con molti appuntamenti mancati non è uno studio pieno.
Quanto costa un'ora vuota
Un esempio, con numeri di fantasia: uno studio con 30.000 euro di costi fissi al mese e tre poltrone da 140 ore mensili ciascuna ha 420 ore disponibili. Ogni ora di poltrona costa circa 71 euro prima di eseguire una sola prestazione. Con una saturazione effettiva del 75% restano vuote 105 ore al mese: circa 7.500 euro di costi già sostenuti che non producono nulla, a cui si aggiunge la produzione mancata.
Il conto si fa con i costi e le ore del proprio studio, ed è il modo più concreto per decidere se conviene aprire una poltrona in più, allungare gli orari o, al contrario, riempire prima quelle che ci sono.
Valori di riferimento: indicativi, non standard
Per gli studi italiani non esistono rilevazioni pubbliche affidabili. Le più citate vengono dagli Stati Uniti, da aziende di software e consulenza per studi dentistici, e indicano una saturazione comune intorno al 75-85%, con gli studi più organizzati all'85-90%. Ogni fonte però usa definizioni proprie (ore di apertura o di poltrona, prenotato o lavorato) e prezzi di un altro mercato: per questo non riportiamo valori di produzione oraria in dollari.
L'uso corretto di questi numeri è come ordine di grandezza. Il confronto che conta è quello dello studio con sé stesso: stessa definizione, mese su mese e rispetto allo stesso periodo dell'anno prima, poltrona per poltrona.
Come leggerli insieme
- Agenda piena, produzione oraria bassa: molte prestazioni di basso valore, tempi assegnati più lunghi del necessario o listino da rivedere. Aggiungere ore non risolve.
- Agenda con buchi, produzione oraria alta: le ore lavorate rendono, mancano i pazienti. Il lavoro è su nuovi pazienti, richiami e piani di cura in sospeso.
- Entrambi bassi: prima di tutto si riempie l'agenda, poi si lavora sul valore delle prestazioni.
- Differenze forti tra poltrone o operatori: la media nasconde il problema; spesso una poltrona o una fascia oraria è sistematicamente vuota.
Come migliorarli
- Tempi standard per prestazione: una tabella condivisa dei tempi evita appuntamenti sovradimensionati e buchi tra un paziente e l'altro.
- Agenda a blocchi: le prestazioni di maggior valore nelle fasce in cui il medico è disponibile, igiene e controlli nelle altre.
- Richiami fissati prima che il paziente esca: chi esce con il prossimo appuntamento già in agenda si perde meno di chi va richiamato al telefono.
- Lista di recupero: pazienti disposti a venire con poco preavviso, da chiamare quando si libera un posto.
- Conferma degli appuntamenti: un promemoria nei giorni precedenti, con la possibilità di spostare l'appuntamento invece di saltarlo.
- Orari in linea con la domanda: se le prime ore del mattino restano vuote e la sera è piena, gli orari vanno riorganizzati prima di aggiungere poltrone.
Nel Portale IDGS, con i gestionali compatibili, la produzione arriva ogni notte attribuita a chi ha eseguito le prestazioni, con il margine di ognuna; costi fissi, costo della poltrona e punto di pareggio sono nella stessa schermata. Gli altri indicatori dello studio sono nella guida ai KPI dello studio dentistico.
I valori citati sono indicativi e vengono da rilevazioni estere; i valori obiettivo vanno definiti sui dati reali dello studio.