La regola della tracciabilità
La legge di bilancio 2025 ha aggiunto un periodo all'art. 51, comma 5, del TUIR (art. 1, comma 81, lett. a, L. 207/2024): i rimborsi delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto con autoservizi pubblici non di linea (taxi e NCC) non concorrono al reddito del dipendente solo se pagati con versamento bancario o postale o con gli altri sistemi dell'art. 23 del D.Lgs. 241/1997: carte di debito, di credito e prepagate, assegni, app di pagamento collegate a un conto.
- Decorrenza: spese sostenute dal 1° gennaio 2025 (art. 1, comma 83, L. 207/2024).
- Solo in Italia: il D.L. 84/2025, convertito dalla L. 108/2025, ha inserito le parole «sostenute nel territorio dello Stato» (art. 1, comma 1, lett. b), con effetto dal 2025. Per le trasferte all'estero il pagamento in contanti, se documentato, non rende tassabile il rimborso.
- Vale per ogni sistema di rimborso: analitico, forfettario o misto, e anche per le trasferte nel comune sede di lavoro (circolare n. 15/E del 2025, par. 2).
- Imposta di soggiorno: rientra nell'obbligo, perché legata all'alloggio.
Il riferimento operativo è la circolare dell'Agenzia delle Entrate n. 15/E del 22 dicembre 2025.
Quali spese, in Italia e all'estero
| Spesa di trasferta | In Italia | All'estero |
|---|---|---|
| Vitto e alloggio, compresa l'imposta di soggiorno | pagamento tracciabile obbligatorio | nessun obbligo, serve la documentazione |
| Taxi e NCC, anche prenotati via app | pagamento tracciabile obbligatorio | nessun obbligo, serve la documentazione |
| Treno, aereo, autobus, nave | nessun obbligo, serve il titolo di viaggio | nessun obbligo |
| Indennità chilometrica con auto propria | nessun obbligo, calcolo con tabelle ACI | nessun obbligo |
| Pedaggi e parcheggi documentati | nessun obbligo, sono spese di viaggio | nessun obbligo |
| Altre spese non documentabili (rimborso analitico) | nessun obbligo, fino a 15,49 euro al giorno | nessun obbligo, fino a 25,82 euro al giorno |
Fonte: art. 51, comma 5, TUIR e circolare n. 15/E del 2025, par. 1 e 2. Per i parcheggi serve un documento che identifichi in modo certo veicolo e sosta.
Rimborso analitico, forfettario o misto
Per le trasferte fuori dal comune sede di lavoro l'art. 51, comma 5, TUIR prevede tre sistemi alternativi, da scegliere per l'intera trasferta (circolare n. 15/E del 2025, par. 1):
- Analitico: si rimborsano vitto, alloggio, viaggio e trasporto documentati, più le altre spese fino a 15,49 euro al giorno (25,82 all'estero).
- Forfettario: un'indennità giornaliera esente fino a 46,48 euro (77,47 all'estero); si possono rimborsare a parte solo viaggio e trasporto documentati.
- Misto: indennità più rimborso di vitto e alloggio; la quota esente scende di un terzo se si rimborsa uno dei due e di due terzi se si rimborsano entrambi.
Per le trasferte nel comune sede di lavoro indennità e rimborsi sono tassati, tranne i rimborsi di viaggio e trasporto comprovati e documentati (art. 51, comma 5, quarto periodo, come modificato dal D.Lgs. 192/2024).
Indennità chilometrica e tabelle ACI
Il rimborso per l'uso dell'auto propria non è tassato se calcolato con le tabelle ACI, in base a chilometri percorsi, tipo di veicolo e costo chilometrico; questi elementi devono risultare dalla documentazione interna del datore di lavoro (risoluzione n. 92/E del 2015, richiamata dalla circolare n. 15/E). Le tabelle sono pubblicate ogni anno entro il 31 dicembre e valgono per l'anno successivo. Dal 2025 l'esenzione vale anche per le trasferte nel comune sede di lavoro. Per l'impresa, il costo deducibile è limitato al costo di percorrenza di un'auto fino a 17 cavalli fiscali, 20 se diesel (art. 95, comma 3, TUIR).
Deducibilità per l'impresa e per i professionisti
- Imprese: vitto e alloggio per trasferte fuori comune di dipendenti e collaboratori sono deducibili fino a 180,76 euro al giorno, 258,23 all'estero (art. 95, comma 3, TUIR). Dal 2025 le spese di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenute in Italia, e i relativi rimborsi analitici, sono deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili (art. 95, comma 3-bis, aggiunto dall'art. 1, comma 81, lett. c, L. 207/2024 e modificato dal D.L. 84/2025). La stessa condizione vale per le spese sostenute direttamente dall'impresa e per quelle legate a incarichi di lavoratori autonomi (art. 109, commi 5-bis e 5-ter, TUIR).
- Spese di rappresentanza: deducibili solo se pagate con mezzi tracciabili, anche quando sostenute all'estero (art. 108, comma 2, TUIR).
- Professionisti e studi: i rimborsi di vitto, alloggio, taxi e NCC sostenuti in Italia e riaddebitati al cliente concorrono al reddito se non pagati in modo tracciabile (art. 54, comma 2-bis, TUIR). Le stesse spese, anche rimborsate ai dipendenti dello studio, sono deducibili solo se tracciabili (art. 54-septies, comma 6-bis, TUIR); per il vitto e l'alloggio dei dipendenti in trasferta fuori comune valgono i limiti dell'art. 95, comma 3 (art. 54-septies, comma 5).
Le regole valgono anche ai fini IRAP (art. 1, comma 82, L. 207/2024).
Cosa conservare e come digitalizzare
Per ogni trasferta servono:
- autorizzazione o motivo della trasferta, con date e luogo;
- documenti di spesa (fattura, ricevuta, scontrino, titolo di viaggio);
- prova del pagamento tracciabile per vitto, alloggio, taxi e NCC in Italia;
- per l'auto propria: percorso, chilometri, veicolo e tariffa ACI applicata;
- nota spese firmata e prospetto di liquidazione in busta paga.
Le scritture e i documenti contabili si conservano per 10 anni (art. 2220 c.c.). La copia per immagine di una ricevuta cartacea, formata secondo le Linee guida AgID, ha la stessa efficacia probatoria dell'originale se la conformità non è espressamente disconosciuta e può sostituirlo ai fini della conservazione (art. 22, commi 1-bis, 3 e 4, D.Lgs. 82/2005). Per i documenti rilevanti ai fini fiscali vanno rispettate anche le modalità del D.M. MEF 17 giugno 2014.
Il modulo Nota spese del Portale IDGS segue questo flusso: il dipendente fotografa la ricevuta e indica il mezzo di pagamento, il responsabile approva, l'amministrazione esporta i dati per la paga e la contabilità. Le spese pagate in contanti in Italia emergono subito, prima di diventare un costo fiscale. Per come leggere questi costi nei conti dell'azienda, vedi il controllo di gestione.