Che cos'è e chi lo tiene
Il Libro Unico del Lavoro è stato introdotto dall'art. 39 del D.L. 112/2008, convertito dalla L. 133/2008, al posto dei vecchi libri matricola e paga. Lo deve tenere ogni datore di lavoro privato, esclusi i datori di lavoro domestico. Vi si iscrivono i lavoratori subordinati, i collaboratori coordinati e continuativi e gli associati in partecipazione con apporto di lavoro.
In pratica lo compila quasi sempre il consulente del lavoro (o l'associazione di categoria) con il programma delle paghe; il datore di lavoro resta però il responsabile dell'obbligo.
Cosa deve contenere
Per ogni lavoratore il libro riporta (art. 39, commi 1 e 2):
- dati anagrafici e di inquadramento: nome, cognome, codice fiscale, qualifica e livello, retribuzione base, anzianità di servizio, posizioni assicurative;
- tutto ciò che viene pagato, in denaro o in natura: retribuzione, premi e straordinari indicati a parte, rimborsi spese, trattenute, detrazioni fiscali, assegni e prestazioni anticipate per conto dell'INPS;
- il calendario delle presenze: ore lavorate ogni giorno, straordinari, assenze, ferie e riposi. Chi ha una retribuzione fissa o a giornata intera può indicare solo la presenza.
Nella pratica, il PDF mensile del consulente contiene un cedolino per dipendente con lordo, contributi a carico del lavoratore, ritenute IRPEF e addizionali, netto da pagare e TFR maturato nel mese, e spesso un riepilogo complessivo dell'azienda.
Compilazione, consegna e conservazione
- Compilazione: per ciascun mese, entro la fine del mese successivo (art. 39, comma 3, nel testo in vigore dal 24 settembre 2015; prima il termine era il giorno 16).
- Consegna al lavoratore: la copia delle registrazioni che lo riguardano vale come prospetto paga, cioè come busta paga (art. 39, comma 5, che richiama la L. 4/1953).
- Conservazione: cinque anni dalla data dell'ultima registrazione (D.M. Lavoro 9 luglio 2008), anche presso il consulente del lavoro.
- Esibizione: il libro va mostrato agli organi di vigilanza quando lo richiedono.
Le sanzioni
Le sanzioni amministrative previste dall'art. 39, commi 6 e 7:
| Violazione | Sanzione |
|---|---|
| Libro non istituito o non tenuto | da 500 a 2.500 euro |
| Libro non esibito agli ispettori | da 200 a 2.000 euro |
| Registrazioni omesse o infedeli che cambiano retribuzione, contributi o tasse | da 150 a 1.500 euro; da 500 a 3.000 euro oltre 5 lavoratori o 6 mesi; da 1.000 a 6.000 euro oltre 10 lavoratori o 12 mesi |
| Mancata conservazione per il periodo previsto | da 100 a 600 euro |
Gli errori meramente materiali non sono sanzionati. Per i casi concreti fa sempre fede il parere del consulente del lavoro.
Come leggerlo per il controllo di gestione
Il Libro Unico è la fonte più precisa sul costo del personale, ma di solito resta un PDF archiviato. Letto mese per mese dice:
- quanto paghi davvero: il netto da bonificare ai dipendenti, che deve tornare con i bonifici degli stipendi in banca;
- quanto versi con l'F24: ritenute e contributi a carico del lavoratore, che si aggiungono ai contributi a carico dell'azienda;
- quanto TFR accumuli: il TFR del mese, quello versato ai fondi pensione e quello che resta in azienda, cioè un debito che cresce ogni mese;
- dove vanno le ore: straordinari, ferie e assenze per reparto o per persona.
Nel Portale IDGS si carica il Libro Unico in PDF e il portale propone i cedolini del mese, uno per dipendente, da controllare prima di salvarli. Poi abbina i bonifici degli stipendi nella riconciliazione bancaria e porta il TFR nel cash flow e tra i debiti. I contributi a carico dell'azienda sono calcolati: se il consulente fornisce il prospetto del costo del personale, fa fede il suo. Il portale non sostituisce il consulente del lavoro. Le novità di lavoro per i dipendenti sono nella gestione documentale dei dipendenti.